W mojej magicznej skrzynce, czyli jak ogarnąć pocztę i nie zwariować

Jeśli jesteś człowiekiem, który nie potrafi (jeszcze!) poradzić sobie z organizacją służbowej skrzynki mailowej, to jest to notka dla Ciebie.

Postanowiłam czasami podzielić się swoimi trikami na nietracenie czasu i eliminowanie pożeraczy tegoż. W końcu jakimś cudem żyję slow.
(Wcześniej o tym pisywałam w działce o rozwoju osobistym, ale czasami podrzucę coś z praktyki. Jeśli masz jakiś problem w tym zakresie i mogłabym Ci pomóc, to pisz w komentarzach albo na maila. Zobaczymy, co mogę podpowiedzieć :-).

Od kilku lat jestem tzw. sales managerem i marketingowcem w świetnej firmie, w chyba jednej z najbardziej męskich branż świata, ale ciebie produkcja i procesy pewnie specjalnie nie interesują, więc przejdźmy dalej. Ogarniam sieć kontaktów i spraw dość rozbudowaną pomiędzy przeróżnymi ludźmi i w przeróżnych kierunkach, do tego z całego praktycznie świata. Uwielbiam swoją pracę, cenię, lubię i szanuję współpracowników (na każdym szczeblu - bo tylko razem stanowimy tak zgrany team) i klientów oraz dostawców (ale pewnie dlatego, że to po prostu bardzo inteligentni ludzie i pewnie też dlatego, że ja generalnie lubię ludzi). Moim konikiem jest budowanie relacji i psychologia sprzedaży oraz kreowanie wizerunku firmy. Rzetelność i profesjonalizm są przy tym niezbędnymi cechami (nie mylić z perfekcjonizmem). Na tym blogu czasami wbijam rekreacyjnie szpilę w praktyki, które mnie w jakiś sposób rażą, ale też doceniam te, które mnie zachwycają (to kategoria technologia&marketing). Niektóre dziedziny są po prostu pożywką do oceny. Unikam oczywiście dużym łukiem własnej branży. Mam zasady.

Wracając do meritum. Chciałabym dziś opowiedzieć, jak ogarniać pocztę mailową, ponieważ szkoły są różne i ja opiszę tę, którą sama stosuję w pracy. Wypracowaną dość precyzyjnie, bo metodą prób i błędów. Dlaczego podkreślam, że w pracy? Bo w prywatnych, czy blogowych skrzynkach zupełnie nie mam żadnej filozofii. Za mało dostaję sensownych maili, żeby to jakoś wielce ogarniać. Wiem, nie ma się czym chwalić, ale to taka synergia ze światem i chyba rodzaj równowagi. Prywatnie funkcjonują u mnie inne kanały i piszę maile bardzo rzadko. Natomiast służbowo, mail to jeden z głównych kanałów komunikacji i długo tak będzie, ponieważ istotą jest sama forma pisemna.
To co? Ruszamy:


Jako wirtuoz organizacji i usprawniania procesów podpowiadam od podstaw:

1. Jeśli masz wybór - wybierz dobrego klienta poczty. Dobrego tzn. tylko jedno: takiego, z którym dobrze TOBIE. Ja nie mam uwag do outlooka, szczególnie teraz, gdy mam kalendarz zsynchronizowany  z  telefonem i mogę planować terminy, spotkania i przypomnienia z dowolnego urządzenia. Jednak każdy ma swoje preferencje. Poznaj je. Dlaczego to ważne? Często ludzie pracują na tym, co dostają i bardzo często dostają coś, czego nie lubią. A to jest jedno z narzędzi pracy.

2. Załóż katalogi. Osobne katalogi dla różnych kont (to raczej najwygodniejsze), ale nawet jeśli masz kilka kont, załóż jeden katalog "Przeczytane" i jeden "Wysłane" (nie radzę rozbijać na lata i konta, bo gdy czegoś szukasz, musisz szukać przez to w kilku katalogach, a to strata czasu) a kto pamięta z którego konta coś wysyłał, albo na które mogło przyjść? Nie trać czasu. Tak, jest wyjątek:
Możesz to zrobić, jeśli masz np. osobno dostawców/ klientów. Wówczas faktycznie możesz to sobie rozbić na dwa osobne katalogi. Ale trzymaj się sztywno maksymalnie 3-4 kategorii. Ja osobiście odradzam rozbijanie na katalogi imienne pod kogoś albo dla jakiejś firmy. Drzewo kategorii się niepotrzebnie rozrośnie, a przecież to ma być ułatwienie pracy. Przeczytane, wysłane w zupełności wystarczy i dzięki temu, szukając czegoś w archiwum masz pełen przegląd korespondencji bez ryzyka, że coś się zawieruszyło w innym katalogu.
Ważna podpowiedź - stwórz podkatalogi robocze. Czyli na to, co masz do załatwienia. Spokojnie można te tematy posegregować. O tym więcej w pkt. 4

2. Jeśli większość czasu pracujesz w biurze, pocztę aktualizuj w tle na bieżąco. Nie słuchaj rad, żeby robić to raz czy dwa razy na dzień. Może Bil Gates tak robi, ale nie sądzę. Wiadomo, że nie będziesz jej sprawdzać w trakcie spotkania (o używaniu telefonów na spotkaniach innym razem), czy będąc na wyjeździe (szczególnie, jeśli masz taki charakter pracy), albo pracując akurat nad czymś, co wymaga 100% koncentracji. Umówmy się jednak, że takich sytuacji jest zdecydowana mniejszość. Jeśli jest inaczej, to znaczy, że źle zarządzasz sobą w czasie. Także: sprawdzaj pocztę na bieżąco, jeśli tylko możesz. Najlepiej ustaw po prostu powiadomienia w dolnym rogu ekranu, co w mgnieniu oka pozwoli ci po adresacie i temacie ocenić wagę. Jeśli masz pracę, w której dużo wyjeżdżasz, to po prostu odczytuj nagłówki na telefonie/ tablecie.

3. Dlatego pkt 2 jest ważny? Bo pokazujesz swoje zaangażowanie i przede wszystkim szacunek do nadawcy. Jeśli tylko możesz, potwierdź chociaż krótko otrzymanie wiadomości i zapewnij, że odniesiesz się możliwie szybko. Zrób to, gdy tylko będziesz mogła, albo nawet po prostu zadzwoń. To nie oznacza, że w momencie wejścia poczty do skrzynki, bo przecież nadawca nie wie, kiedy odczytasz wiadomość. To już jest  kwestia wiarygodności.

Dziwi cię to? A jak często czekałaś na jakikolwiek sygnał z drugiej strony? Jak bardzo to irytuje, gdy nie wiesz, po prostu nie wiesz, czy doszła wiadomość? Wiesz, to tylko wiadomość. Nie cechuj jej żadnymi emocjami w momencie odczytu. Potwierdź otrzymanie i tyle. Upewnij się jeszcze, czy druga strona nie dodała, że to dla niej ważne i pilne. Jeśli tak, to działaj natychmiast, gdy to możliwe. Statystycznie takich spraw jest mniej. Twoje zaangażowanie będzie procentowało.

Nie pozostawiaj wiadomości bez odpowiedzi (nie dotyczy ofert, które cię nie interesują - bo są przecież takie, które mogą cię zainteresować -  i spamu). Potwierdzając otrzymanie, dajesz sobie czas.

4. Ważna zasada, która mnie trzyma przy życiu bez chaosu - na koniec dnia pracy skrzynka odbiorcza ma być pusta. Rozumiesz? Pusta. A to oznacza, że każdą wiadomość od razu jest segregowana. Tak, da się. Właśnie po to masz mieć główne katalogi i podkatalogi (np. "w toku", "do załatwienia" "sprzedaż", "dostawcy" "reklama" czy jakiekolwiek inne, które są głównym zakresem twoich działań i które będziesz potem przerzucać w miarę załatwiania do "przeczytanych"). Jeśli otrzymujesz dziennie np. ok 100-150 maili, które wymagają dalszych działań, to twój sposób pracy musi być naprawdę rozpracowany do granic możliwości. To się naprawdę da płynnie rozpracować. Ważna jest metodyka. Jeśli posegregujesz wiadomości, to będziesz mieć jasny przegląd spraw i będziesz sobie mogła na bieżąco planować działania bez poczucia chaosu i frustracji. Więc po uporządkowaniu wracasz do katalogów i je po kolei załatwiasz. Dzięki temu będziesz mieć w ciągu dnia sporo czasu na sprawy, które sobie sama planujesz i nic nie musi być zaniedbane.

5. Lub swoją pracę. Jeśli będziesz robić coś, czego tak naprawdę nienawidzisz, co cię męczy na samą myśli, jeśli maile cię irytują same w sobie, jeśli każda prawie wiadomość rodzi twoją myśl "czego znowu", to albo zmień swoje podejście, albo zmień pracę. W dzisiejszych czasach wiele stanowisk i prac opiera się na korespondencji, na przepływie informacji, ustaleniach, wyjaśnieniach. Treść wiadomości to inna kwestia, ale najważniejsze jest podejście.

6. Pamiętaj, że usystematyzowane zarządzanie wiadomościami pozwoli ci popełniać jak najmniej błędów, będziesz spokojniejsza i skupienie, koncentracja będzie szło w inne miejsca, które tego wymagają.

7. Są dni,  że jednak coś zostaje... I jak to mówi M. "Kij z tym, jutro też jest dzień". Ale dopóki to nie jest regułą, to przyjmijmy, że może się zdarzyć ;-)

8. Zapomnij o tym, że sprawy lubią się załatwiać same. To mit. Po prostu załatwia je ktoś inny. Zaniedbane maile to przeważnie jakaś spalona sprawa. Nie dopuszczaj do tego. Segregując dobrze wiadomości na pewno zmniejszasz ryzyko zaistnienia takiej sytuacji. Czyż to nie cudownie? ;-)


Oczywiście nie zdradziłam wszystkich trików, ale myślę, że do innych rozwiązań każdy w dalszej kolejności może dojść sam i sobie wypracować własne i indywidualne usprawnienia.

Dlaczego napisałam ten tekst? Bo znam kilka osób, które mają zapchane skrzynki, pogubione tematy i sprawy i właśnie poczucie chaosu. A to jest zupełnie niepotrzebne i nie dociera do mnie argument, że trzeba mieć na to czas i to zawracanie głowy. Nie moi drodzy, przepływ informacji to podstawa, a nie strata czasu. Im lepiej organizujesz przepływ informacji w swoim świecie, tym lepiej dla ciebie.

A potem wracasz do domu i gotujesz zupę cebulową. Ale o tym już następnym razem.

:-)