16.8.12

Zaklinacze czasu

Kiedyś już pisałam o zarządzaniu czasem, ale wyszłam z bardzo zaawansowanego punktu tj delegowanie zadań. Delegowanie zadań jest czymś z czym ludzie chyba mają największy problem. Nie potrafią tego, nie potrafią rozpoznawać komu co powierzyć, więc albo rozdzielają zadania nieodpowiednio, albo nie robią tego wcale - przez co zamęczają się robiąc wszystko samodzielnie, albo też ciągle sprawdzają to, co robią inni. I jak. I ich poprawiają, co się mija z celem, bo najwidoczniej zadanie dostała niewłaściwa osoba, albo osoba zlecająca ma problem ze sobą. Co właściwie nie ma znaczenia. To jest też bolączka większości polskich menadżerów. Nie potrafią delegować zadań, określać kompetencji pracowników, wykorzystywać kwalifikacji, rozwijać ich. Wiele materiałów o tym powstało, ale niewiele osób tak naprawdę się tym interesuje. Przeciętny polski "kierownik" wie lepiej. Lekką kpiną jest nazywanie ich menadżerami, ale to inna sprawa. Menadżer z prawdziwego zdarzenia buduje zespół z ludzi z kompetencjami, wiedzą i cechami, które umożliwiają realizację zadań, osiąganie wyznaczonych celów, menadżer nie jest przedszkolanką. Zbudowanie takiego zespołu też nie jest proste, a to kolejna rzecz, której nie uczą na uczelniach, więc wygląda to jak wygląda. Ja miałam szczęście w końcu trafić do firmy, w której jest to oczywiste i nikt nikomu nie patrzy na ręce. Plusem tego jest też świetna atmosfera, brak plotkowania, intryg itp. Ale doskonale wiem, że jest to struktura niespotykana w naszej kulturze. 

Wracając do zarządzania czasem.

 Są pewne podstawy, które warto opanować jak najszybciej. To też jedne z zagadnień, które nie jest poruszane (na znanych mi) uczelniach. Jak ktoś ma szczęście (no tak, oczywiście jak ja ;-), albo możliwości, to trafi na odpowiednie szkolenia. Na pewno warto.
Jak większość osób miałam skłonność do robienia 10-ciu rzeczy na raz, pracy w pewnym chaosie organizacyjnym od strony czasu, przez co dużą część życia pracowałam po godzinach, bo przy tym jestem chorobliwie ambitna i lubię skończyć, to co zaczęłam. Kilka lat temu trafiłam na szkolenia z zarządzania czasem dla kadry menadżerskiej, ale to bez znaczenia (zarządzanie czasem to nazwa umowna, ponieważ nie da się zarządzać czasem. Zarządzamy sobą w czasie). Szkolenia te otworzyły mi oczy na moje niektóre błędy, pozwoliły uporządkować lepiej życie i wprowadzić proste metody, pozwalające nie tyle oszczędzać czas, co go nie tracić. Bez tego pewnie dalej jechałabym przez życie jak na rowerze ze źle ustawionymi przerzutkami :-) Obecnie mam tę wiedzę i metody we krwi, więc nawet się nie zastanawiam, ale nie każdemu są znane:
złodzieje czasu:  


Sprawa najistotniejsza: ustalanie priorytetów 


Zadziwiające, jak wiele zadań, spraw źle oceniamy. Jak to sprawdzić? Na szkoleniu jednym z zadań było rozpisanie poprzedniego dnia. Ale dokładne i uczciwie. Następnie klasyfikuje się te zadania wg powyżej tabeli stosując skróty "BWNP, BWP..." itd. Heh, spojrzenie sobie uczciwie w oczy daje ciekawe wyniki. Widać, jak bardzo niepotrzebnie uważamy coś za ważne lub pilne, co mogło poczekać, albo co w ogóle powinno trafić w śmietniku. Naprawdę stosowanie tego pozwala fantastycznie zoptymalizować czas. Dzięki temu nawet jeśli robię kilka rzeczy na raz, to są to już inne połączenia, natomiast jeśli coś wymaga absolutnego skupienia, to nie się dam oderwać. Niczym. Zajęta jestem. Elastyczność jest ważna, ale odpowiednie zaklasyfikowanie tego co chcemy zrobić, albo co robimy, jest podstawą do efektywności i skuteczności. Podstawa zarządzania czasem zaprzecza też teorii wagi ciężkiej pracy, po 10-15 godzin na dobę. Dobre rozplanowanie + delegowanie daje nam więcej czasu dla siebie. Oczywiście nikt nikomu nie zabroni robić sprawy najwyższej wagi z błahostek typu ślub czy impreza urodzinowa, albo zebranie podsumowujące rok czy poukładania rzeczy w szafie kolorami, ale nadawanie im tak wysokiej rangi jest tylko dowodem braku umiejętności zarządzania czasem i delegowania zadań. Niczym więcej. Im szybciej się to zrozumie, tym lepiej. Czasami ludzie biegają jak poparzeni, bo muszą załatwić w prawie jednym czasie kilka rzeczy. Patrzę na nich z uśmiechem, bo to jest bardziej niż jasne, że nie potrafią zarządzać czasem, planować i delegować zadań. No można. Jak ktoś lubi się stresować na własne życzenie, to proszę. Przecież nikt nie mówi, że wszyscy muszą być tacy sami. Nawet jeśli jest teraz tak dużo szkoleń z tego zakresu (sama dostaję na skrzynkę informacje przynajmniej 2-3 tygodniowo), książek, materiałów, to nie widzą w tym dla siebie zastosowania, bo oni przecież są doskonale zorganizowani. Spoko. Tylko niech mi się nie wnerwiają, że ja patrzę na nich z uśmieszkiem. Można podpowiedzieć raz, drugi, usiądź, rozpisz, wykreśl co zbędne, rozplanuj resztę, poproś o pomoc kogo trzeba, zrób swoją cześć i idź na spacer. Im bardziej otoczenie się miota, tym ja jestem spokojniejsza. Nerwowość i tak niczego nie zmieni, a tylko podminowuje innych. Można się tego nauczyć jako nastolatek, bądź 30-to latek,  bądź nigdy. Einstein miał rację. Czas można zaginać, rozciągając maksymalnie część, która jest dla nas najprzyjemniejsza (nawet jeśli są w niej rzeczy ważne i pilne), mieć zrobione wszystko co ważne, bardzo ważne, najważniejsze, ale wystarczy wyeliminować maksymalnie nieważne i niepilne, które są największymi pożeraczami czasu. No i ważna jest w tym wszystkim asertywność i szczypta samodyscypliny. Nadal jednak wystarczy się tego nauczyć. To nie jest tajemna wiedza. A może jest? ;-)

Nie wierzę natomiast, że można się realizować, rozwijać, spełniać, mieć czas dla siebie, dla innych i być przy tym szczęśliwym, bo brak organizacji czasu każe żyć z ciągłym poczuciem gonienia w tyle głowy, myśleniem o tym, co jest do zrobienia, czego się nie zrobiło, co uciekło i nie wiadomo co jeszcze. Warto zrozumieć, że nie można być szczęśliwym bez dobrej organizacji własnego czasu.

Nieraz dzwoniąc do mnie na pytanie "co robisz?" można usłyszeć "leżę i pachnę ;-)". Co ma być zrobione to jest, bądź będzie. W swoim czasie. 

Polecam te proste ćwiczenia, które wyżej wypisałam, bo lubię, gdy ludzie nie są zestresowani.